POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ALEJANDRA CORREDOR MELO

1. INTRODUCCIÓN Y DEFINICIONES

En cumplimiento de los deberes legales y reglamentarios establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015, se expide la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales que ha implementado Alejandra Corredor Melo (en adelante “Alejandra”).

Esta Política contiene los elementos mínimos requeridos por el decreto 1074 de 2015, en desarrollo de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, dispuestos en el artículo 4º de la ley 1581 de 2012. De esta manera, buscamos garantizar y proteger los derechos fundamentales a la intimidad personal y familiar y al buen nombre, el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre los usuarios de nuestros servicios en bancos de datos y en archivos y el derecho a la información de todos ellos.

Para cumplir efectivamente con este propósito, es menester que las personas que consulten esta Política tengan presentes las definiciones señaladas a continuación, con el fin de proporcionar claridad para que la Política sea lo suficientemente comprensible para todos.

Un dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Una base de datos es un conjunto organizado de datos personales, que sea objeto de un tratamiento.

Un dato público es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Algunos datos que son considerados como públicos son los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Estos datos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Un dato sensible es aquel que afecta la intimidad del titular, o cuyo uso indebido puede generar discriminación hacia el titular. Dentro de este tipo de datos se encuentran los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político. También los que garantizan los derechos de partidos políticos de oposición, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Los datos de niños, niñas y adolescentes son considerados como datos sensibles, teniendo en consideración su especial posición de vulnerabilidad y su necesidad de una protección superior y prevalente.

El tratamiento de datos personales hace referencia a las operaciones sobre los datos personales, como son la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos.

El Titular es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

El Responsable del tratamiento de los datos personales es aquella persona natural o jurídica que tome decisiones sobre las bases de datos que recolecten, así como sobre el tratamiento que se les den a los mismos.

El Encargado del tratamiento es una persona, que puede ser natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o asociada con otros realice el tratamiento de datos personales, por cuenta del Responsable del tratamiento.

La Autorización en el tratamiento de datos personales es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

1. DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

A continuación se relacionan los datos del Responsable del tratamiento de los datos:

• Persona Natural: Ruth Alejandra Corredor Melo
• Cédula de Ciudadanía: 52.418.346 de Bogotá
• Domicilio: Bogota
• Ciudad: Bogotá Colombia
• Correo electrónico: [email protected]

• Teléfono del Responsable:  +57(1)7506901

1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Alejandra ha adoptado medidas para tener un correcto tratamiento, conservación y manejo de los datos personales y garantizar el bienestar de todas las personas que le han brindado su información. En el marco de estas medidas, desea dar a conocer el tipo de datos personales que obtiene y las finalidades que enmarcan el tratamiento de esta información:

3.1.        Tratamiento de datos personales de públicos y privados

Dentro del desarrollo de los servicios contratados, se tratan datos públicos y privados de los aspirantes, tales como nombres, documentos de identificación, correos electrónicos, número fijo y celular, entre otros. Estos datos son obtenidos a través de formatos, hojas de vida enviadas por el aspirante y durante las sesiones.

Las finalidades del tratamiento de esos datos son:

• Prestación de los servicios contratados y cumplimiento de obligaciones legales.
• Contacto para envío de documentos o información de interés.
• Envío de comunicaciones que dan a conocer la realización de eventos y actividades organizadas por Alejandra u otras personas y aliados.
• Personalizar los servicios ofrecidos dentro de la asesoría.
• Procesamiento de pagos y envío de facturas o cuentas de cobro.
• Encontrar falencias, áreas de mejora del aspirante y sugerir planes de acción.
• Hacer preguntas que le permitan al aspirante encontrar los programas que más se amolden a sus intereses
• Servir de enlace entre los aspirantes y estudiantes y egresados de los programas que le interesan (o le pueden interesar) al postulante

• Detectar fortalezas que aumenten la probabilidad de ser admitido a una universidad
• Crear un repositorio de material de calidad que puede serle de utilidad a aspirantes futuros.
• Compartirlos con otros clientes para ejercicios de networking y para que contacten a una persona cuyo perfil pueda ser de interés para un aspirante.
• Fijar horarios de atención, cambio o cancelación de una cita ya programada.
• Contactar en caso de algún caso de incumplimiento en las obligaciones que tienen los contratantes de los servicios ofrecidos.

3.2.        Tratamiento de datos personales sensibles

Dentro de la prestación de los servicios, ya sea en la revisión de ensayos, cartas de recomendación, hojas de vida o en las citas de diagnóstico, Alejandra puede llegar a conocer y recolectar datos sensibles de los aspirantes. Entre estos datos se encuentran los relacionados con el estado de salud de un aspirante, sus creencias religiosas, filosóficas y políticas, orientación sexual, origen étnico o racial y datos biométricos (fotografías y videos).

En el caso de que Alejandra recolecte estos datos, los mismos serán utilizados para dar una asesoría integral que permita definir áreas de mejora del aspirante y sugerir planes de acción, encontrar los programas que más se amolden a sus intereses, detectar fortalezas que aumenten la probabilidad de ser admitido a una universidad y colaborar en el diseño y estructura de documentos esenciales para su aplicación, tales como ensayos y recomendaciones, entre otros.

En ningún caso Alejandra considera el acceso a esta información como una condición para la prestación del servicio. Por esta razón, las autorizaciones que permiten el acceso a esta información son de carácter facultativo.

1. TRASNFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES

En cumplimiento de las finalidades señaladas en esta política, Alejandra puede realizar transferencias y transmisiones de los datos personales a entidades localizadas en  Estados Unidos, Canadá, Alemania, Austria, Andorra, Bélgica, Dinamarca, España, Francia, Finlandia,Irlanda, Italia, Islandia, Liechtenstein, Luxemburgo, Malta, Mónaco, Noruega, Países Bajos, Portugal, Reino Unido, San Marino, Suecia, Suiza, Ciudad del Vaticano, México, Antigua y Barbuda, Aruba, Bahamas, Barbados, Cuba, Dominica, Grenada, Guadalupe, Haití, Islas Caimán, Islas Turcas y Caicos, Islas Vírgenes, Jamaica, Martinica, Puerto Rico, República Dominicana, San Bartolomé, San Cristóbal y Nieves, San Vicente y las Granadinas, Santa Lucía, Trinidad y Tobago, Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, Guyana, Guyana Francesa, Paraguay, Perú, Suriname, Uruguay, Venezuela.

Así mismo, Alejandra utiliza servicios tecnológicos como Dropbox o Microsoft Office 365. Estos proveedores tienen sus servidores en Estados Unidos y por ende al hacer uso de los mismos, realiza transmisiones de los datos personales de los aspirantes a este país.

1. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE:

Como Responsable del tratamiento, Alejandra ha adquirido las siguientes obligaciones:

• Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (20) días hábiles contados a partir de su recibo;
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS

La legislación colombiana otorga al Titular de datos personales varios derechos, todos los cuales Alejandra se ha comprometido a respetar. Estos derechos son:

• Conocer, actualizar y rectificar mis datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a mis datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

1. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Alejandra ha implementado medidas de seguridad razonables y apropiadas, acordes a la naturaleza de los datos tratados. Así mismo, ha optado por servicios tecnológicos con altos estándares de seguridad de la información. Alejandra actuará de manera diligente para evitar filtraciones de información por parte de sujetos que no estén autorizados a tener acceso a la misma.

1. PERSONAS RESPONSABLES DEL SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE ESTA POLÍTICA:

A continuación se encontrará la información de la persona que tiene como función el cumplimiento de esta política:

Nombre: Ruth Alejandra Corredor Melo

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono:  +57(1)7506901

1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS:

Todas las solicitudes que surjan en cuanto al tratamiento de los datos y frente al posible ejercicio de los derechos mencionados serán atendidas a través de las siguientes líneas de información:

Correo electrónico: [email protected]

Los titulares pueden enviar solicitudes de dos tipos:

1. Consulta: si quiere conocer el tratamiento de algún dato o la existencia y forma como están consignados sus datos. En este caso, una vez Alejandra reciba la solicitud se tienen diez (20) días hábiles para dar respuesta al mismo, plazo que puede ser prorrogado por cinco (5) días hábiles, lo cual se dará a conocer al solicitante.

1. Reclamo: si considera que hay un uso indebido de los datos o ha existido un indebido tratamiento. La respuesta de Alejandra debe darse en quince (20) días hábiles y puede prorrogarse por ocho (8) días hábiles más.

En sus comunicaciones, el titular debe enviar una copia de su documento de identidad, poder para representar en caso de que medie mandato, los documentos que son importantes para evaluar su caso y la dirección a la cual desea que respondamos su solicitud. En caso de que la solicitud no contenga uno de estos requisitos, se le avisará de esta situación dentro de los cinco (10) días hábiles siguientes a la recepción de sus documentos. Si se está frente a un reclamo, y se comunica la ausencia de documentos para analizar la situación y los mismos no se hacen llegar en dos (2) meses, entenderemos que han desistido de esta solicitud.

1. TÉRMINOS DE PERMANENCIA DE LA INFORMACIÓN Y FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO:

Alejandra tratará los datos durante el término de duración del contrato suscrito con el aspirante y mientras permanezcan vigentes las finalidades autorizadas por los Titulares, incluso terminado dicho contrato.

La presente política está vigente desde 6 de marzo del 2017. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, será dado a conocer a través de anuncio en la página web www.acorredor.com